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Impianti sportivi e come gestirli

Criticità tipiche e suggerimenti utili.

Se gestisci un impianto sportivo pubblico o privato, allora sai benissimo quanta fatica richieda questo tipo di attività. E non importa se hai poca o molta esperienza nel settore, o se per te si tratta di una nuova “gatta da pelare”… ti ritroverai comunque di fronte a continue problematiche, alle quali dovrai rispondere!

Sai, ad esempio, che ogni giorno gli utenti si lamenteranno per le pulizie, per l’istruttore, per le tariffe e tu, che lavori nel tuo ufficio, oltre a sorbirti i continui avvisi da parte dei tuoi collaboratori, devi combattere per far quadrare i conti (costi del personale, delle utenze, delle manutenzioni, dei contributi da versare eventualmente all’Amministrazione comunale, ecc.). Come se non bastasse, magari, bussano alla porta gli enti del controllo sanitario locale, per valutare la situazione igienico sanitaria della struttura.

Tutto questo all’interno di un mercato, quello sportivo, che molto più di altri è continuamente soggetto a cambiamenti e mutamenti che mettono spesso il gestore ed il suo impianto nelle condizioni di doversi reinventare e fare i conti con le nuove sfide quotidiane che caratterizzano il settore.

In uno scenario come questo, cosa può aiutarti?

Beh, in prima battuta ciò che ti può salvare è il lavoro fatto in fase di pianificazione. In altre parole, se hai scrupolosamente valutato ogni problema e attentamente pensato a come affrontarlo (e superarlo!), tutto questo non ti spaventerà affatto ed avrai tutti gli strumenti per gestirlo al meglio. In molti casi però non è facile riuscire a prevedere e fronteggiare tutte le problematiche. Questo può tradursi, nella peggiore delle ipotesi, nella chiusura dell’impianto sportivo per “mala gestione” (dicitura ufficiale, utilizzata dagli enti preposti, per indicare le motivazioni della chiusura),servita con una bella multa salata di contorno. 

Come fare a sopravvivere a tutto questo?

“Semplicemente”, tenendo conto di tutti gli imprevisti che possono verificarsi, riconducibili in tre macro-aspetti fondamentali che garantiscono la sostenibilità della gestione:

1. STRUTTURALE, ovvero tutto ciò che è riconducibile al fabbricato;   

2. AMMINISTRATIVO, e quindi tutto ciò che rientra nelle azioni e nelle strategie necessarie alle buone prassi di conduzione dei servizi e mantenimento del decoro strutturale;

3. DELLA RENDICONTAZIONE, cioè tutte le comunicazioni necessarie a rendere più fluidi e accessibili i processi di verifica dei principali “enti di controllo”.

Ognuno di questi macro-aspetti rappresenta un “pilastro” che sorregge la gestione del tuo caro impianto sportivo all’interno dei quali si annidano i PROBLEMI TIPICI di tutti i gestori.

I “problemi tipici”.

Individuare il problema è il primo passo per riuscire a trovare la soluzione giusta per te. Permettimi allora di presentarti alcune problematiche tipiche che ho avuto modo di riscontrare durante la mia personale esperienza – di gestore prima e consulente poi – suddivise in base ai “3” macro-aspetti precedentemente individuati.

1. Aspetto strutturale

Parlando di “struttura”, possiamo a mio avviso concentrarci su “4” problematiche specifiche, che si traducono in azioni concrete che il gestore deve necessariamente compiere:

CERTIFICAZIONI E NORMATIVE. L’impianto sportivo deve disporre di tutte o di alcune certificazioni necessarie ed aggiornate (agibilità strutturale, certificazioni degli impianti tecnici, omologazioni, assicurazione, ecc.). 

PROMEMORIA – TIENI SEMPRE SOTTO CONTROLLO, ED IN ORDINE, I TUOI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI!

SICUREZZA. L’impianto sportivo deve essere dotato dei dispositivi di sicurezza adeguati e di un piano di sicurezza aggiornato. 

PROMEMORIA – PREDISPONI UNA CHECK LIST DELLE CERTIFICAZIONI E ATTUA UN CONTROLLO PERIODICO DEI DOCUMENTI E DEI DISPOSITIVI (DEFIBRILLATORE COMPRESO)!

MANUTENZIONI STRAORDINARIE. L’impianto sportivo necessita di manutenzioni straordinarie, ovvero: interventi edili, elettrici e idraulici che possono variare da bando a bando e che in generale, possono modificare la struttura, le componenti strutturali o addirittura le caratteristiche degli impianti tecnici. 

PROMEMORIA – VERIFICA SEMPRE CHE LE MANUTENZIONI STRAORDINARIE SIANO DI TUA COMPETENZA PRIMA DI FARE INVESTIMENTI ONEROSI E NON RIMBORSABILI!

MANUTENZIONI ORDINARIE. L’impianto sportivo necessita costantemente di manutenzioni ordinarie. Riconoscerle è semplicissimo, sono gli interventi utili:

a mantenere o ripristinare il decoro delle zone interne ed esterne;

a sopperire all’usura delle componenti tecniche;

alla sanificazione specifica ordinaria – o straordinaria a carico del gestore – di tutte o alcune delle aree comuni o sportive, laddove richiesto.

PROMEMORIA – ANCHE IN QUESTO CASO, PER TUTTE LE MANUTENZIONI ORDINARIE PREVISTE, PREDISPONI UNA CHECK LIST DELLE AZIONI – IN ORDINE D’URGENZA!

2. Aspetto amministrativo

Seppur di diversa natura rispetto agli ambiti STRUTTURALI, anche in questo caso solitamente ci si  trova a fronteggiare quattro problemi comuni:

ORGANIZZAZIONE E SUPERVISIONE. Le risorse umane, indispensabili al funzionamento dell’impianto sportivo (siano essi collaboratori diretti che fornitori o altro) necessitano di un’organizzazione dirigenziale complessa utile alla loro coordinazione e supervisione.

PROMEMORIA – UN GIUSTO MIX DI RIGORE-EMPATIA E’ CIO CHE SERVE. NON TUTTE LE RISORSE UMANE VANNO GESTITE ALLA STESSA MANIERA! INOLTRE RICORDA: SERVE UN MODELLO ORGANIZZATIVO AD HOC!

CONTRATTI. Che tipo di contratti devo sottoscrivere per regolarizzare il rapporto con i collaboratori, siano esse persone fisiche o fornitori di servizi e/o di materiale?

PROMEMORIA – OGNI RUOLO E MANSIONE RICHIEDONO DIFFERENTI TIPOLOGIE DI CONTRATTO!

SERVIZI SPORTIVI E NON. Quali servizi sportivi strategici dovrò proporre e formulare per attirare gli utenti del territorio e non replicare le offerte dei miei competitor

PROMEMORIA – MISSIONE E VISIONE A GUIDARE OGNI TUA SCELTA. RESTA SEMPRE AGGIORNATO ED INVESTI SULLA TUA FORMAZIONE E SU QUELLA DEI TUOI COLLABORATORI, COSI’ DA ESSERE SEMPRE UN PASSO AVANTI AI TUOI COMPETITOR ED OFFRIRE UN SERVIZIO SEMPRE TOP!

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E GESTIONALE. Gestire e supervisionare: 

 – il corretto pagamento delle rette periodiche e dei pagamenti giornalieri di ogni settore sportivo;

 – le prenotazioni specifiche per ogni servizio sportivo;

 – le spese ordinarie ed amministrative: dei collaboratori, dei fornitori, dell’acquisto del materiale tecnico di rivendita, delle utenze, delle affiliazioni, delle omologazioni;

 – le scadenze: dei certificati medici, delle iscrizioni stagionali degli utenti, dei tesserini sportivi, delle affiliazioni e dei certificati normativi;

 – il budget di spesa annuale relativo a tutte le macro e micro-voci funzionali alla conduzione del centro sportivo;

 – i cicli e macro-cicli dei corsi e dei servizi sportivi assegnati ad ogni istruttore o collaboratore sportivo. 

PROMEMORIA – NON BASTA UNA BUONA RISORSA DI SEGRETERIA. DOTATI DI UN SOFTWARE DI GESTIONE OGGI PIU’ CHE MAI INDISPENSABILE PER OTTIMIZZARE TEMPO, GESTIRE LE SPESE E SALVAGUARDARE LE ENTRATE!

“GS 2.0”

IL SOFTWARE GESTIONALE DEDICATO ALLE SOCIETÁ SPORTIVE!

3. Aspetto della rendicontazione

Chiudiamo il nostro focus con le problematiche relative alla rendicontazione:

RENDICONTAZIONE UFFICIALE AGLI ENTI PREPOSTI. L’Amministrazione Comunale e/o gli altri Enti preposti (Servizio Nazionale Sanitario, Vigili del Fuoco, Guardia di Finanza, Polizia Locale, ecc.) possono, in qualsiasi momento, effettuare un sopralluogo o accedere a specifici documenti per verificarne la perfetta regolarità e attendibilità.

PROMEMORIA – IL TUO MOTTO DEVE ESSERE: CONSEPEVOLEZZA, ORDINE E TRASPARENZA!

RENDICONTAZIONE ANNUALE. Chi gestisce un impianto in concessione deve annualmente relazionare la propria conduzione all’Amministrazione Comunale di riferimento. 

PROMEMORIA – TIENI SEMPRE A MENTE IL TUO BANDO E L’OFFERTA TECNICA. REGISTRA GLI INTERVENTI EFFETTUATI E RELAZIONA LE AZIONI QUOTIDIANE E QUELLE FUTURE. AL NETTO DI TUTTO, RENDICONTA ANNUALMENTE LA TUA ATTIVITA’ DAL PUNTO DI VISTA DELL’IMPATTO SOCIALE ED AMBIENTALE.

Ovviamente, a cappello di tutto, c’è l’aspetto finanziario. In poche parole: SERVONO FONDI. Tuttavia, spesso non sufficienti a fronteggiare ogni necessità. 

Un consiglio spassionato? 

COGLI LE OPPORTUNITÀ FINANZIARIE fornite dagli enti pubblici, come ad esempio:

– l’ICS – Istituto Per Il Credito Sportivo; 

– i Bandi Europei, Nazionali, Regionali o Comunali;

– l’Agenzia delle Entrate (forse non lo sai, ma offre delle agevolazioni fiscali molto convenienti, alle imprese che sostengono le organizzazioni sportive attraverso specifiche sponsorizzazioni😉).

In sintesi

La noncuranza di questi PROBLEMI può portare, non solo alla chiusura dell’impianto sportivo “per mala gestione”, ma anche all’indebitamento o al fallimento dell’organizzazione sportiva. 

FAI MOLTA ATTENZIONE!! Le minacce non risparmiano nessun gestore, sia che esso gestisca strutture private sia che gestisca strutture pubbliche. 

Ora, PER PREVENIRE E GESTIRE QUESTI PROBLEMI, è possibile individuare alcuni strumenti, da utilizzare con coscienza e competenza. Te ne elenco alcuni:

– Analisi Tecnica: è l’analisi dettagliata dell’impianto sportivo effettuata per mezzo di sopralluogo da ripetersi periodicamente; 

– Studio di fattibilità e Business Plan: è l’analisi e la valutazione sistematica delle caratteristiche, dei costi e dei possibili risultati di un progetto sulla base di una preliminare idea di massima. (Ma fai attenzione: necessita di un aggiornamento periodico e costante!); 

– Analisi SWOT: è uno strumento di pianificazione strategica, da redigere periodicamente sui servizi e sull’organizzazione dell’impianto sportivo;

– Controllo gestione: è fondamentale dotarsi di un Controllo Gestione che possa essere funzionale in diversi settori, di facile accesso al personale del Front Office e che permetta il controllo telematico da parte del gestore, attraverso una sezione a lui dedicata.

– “Manuale di autocontrollo” del centro sportivo: manuale in cui si descrivono tutte le azioni preventive, che il gestore pianifica per gli aspetti igienico sanitari, della sicurezza, di primo soccorso, gestione del personale, formazione del personale, ecc. Una sorta di “bibbia” che soddisfa la domanda: «come gestisci il tuo impianto»? propria degli enti accertatori.

Per concludere…

 Se sei arrivato fino in fondo sei un gestore virtuoso e lungimirante. Poco importa se ti ritrovi o meno in tutte o in alcune delle problematiche sopra elencate: sei un professionista curioso e aperto al confronto. 

Ora, dal canto mio, hai due possibilità.

Puoi chiudere questa pagina, riflettere sui problemi e cercare soluzioni “FAI DA TE”, magari provando a seguire i preziosi consigli contenuti in questo articolo oppure puoi contattarci compilando il modulo che trovi qui sotto, raccontarci la tua esperienza e riflettere insieme a noi.

“Ogni problema ha tre soluzioni: la mia soluzione, la tua soluzione e la soluzione giusta”.

– Platone –

Cosa aspetti? Lo studio della tua realtà è gratuito!

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Autore

Alberto Bonomi

Geometra ed ex nuotatore agonista di livello nazionale. E’ stato allenatore, dirigente e coordinatore di centri sportivi, soprattutto natatori. Specializzato come consulente per la riqualifica e manutenzione di impianti sportivi pubblici e privati, materie delle quali è formatore presso la Sezione CONI provinciale di Mantova. Nel 2017 ha conseguito l’Executive Master in Management dello Sport LUISS – CONI.

Creative Management Association Srl

Via Alfredo Catalani, 31 – 00199 Roma

Tel. 06.89133244

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